Jeśli marzysz o zorganizowaniu niezapomnianej imprezy muzycznej z udziałem DJ-a, musisz pamiętać o kilku podstawowych rzeczach. Aby wszystko przebiegło sprawnie, konieczne jest przestrzeganie pewnych kroków i formalności. Dlatego przygotowaliśmy dla Ciebie przewodnik, który pomoże Ci odnaleźć się w tym procesie.
- Posiadanie tytułu prawnego (umowy) z miejscem, gdzie organizowane jest wydarzenie
W przypadku organizacji większej imprezy konieczne jest posiadanie ważnej umowy z właścicielem/zarządcą terenu/budynku, gdzie organizowana będzie impreza. Umowa poświadcza, że posiadamy prawną możliwość organizacji imprezy w tym miejscu i jest ona podstawowym dokumentem, który będzie trzeba przedkładać przy okazji składania wniosków do innych instytucji. Zdarza się również, że wykonawcy (np. DJe) wymagają ww. umowy do wglądu by potwierdzić, że wydarzenie faktycznie ma się odbyć w danym miejscu. - Zgłoszenie Imprezy
Rozpocznij od formalnego zgłoszenia imprezy w odpowiednich instytucjach, takich jak lokalne urzędy miasta lub gminy. Pamiętaj, że ten etap może zająć trochę czasu, więc zrób to z wyprzedzeniem. - Uzyskanie Zezwolenia
W zależności od wielkości i charakteru planowanej imprezy oraz regulacji obowiązujących w Twoim regionie, może być konieczne uzyskanie specjalnego zezwolenia. Swoje opinie powinny wydać: Urząd, Straż Pożarna, Policja oraz Sanepid. - Zgłoszenie ZAIKS (Związek Autorów i Kompozytorów Scenicznych)
Jeśli planujesz odtwarzanie utworów muzycznych, nie zapomnij o zgłoszeniu tego faktu do ZAIKS oraz o uzyskaniu odpowiedniej licencji na publiczne odtwarzanie. To ważne, aby uniknąć potencjalnych problemów prawnych. - Ustalenie Szczegółów z DJ-ami
Skontaktuj się z wybranym DJ-em i dokładnie omów wszystkie istotne kwestie, takie jak warunki techniczne, godziny występu oraz wynagrodzenie. Praktycznie każdy DJ będzie dysponować sprecyzowanymi wymaganiami technicznymi dot. sprzętu grającego oraz nagłośnienia. Wszelkie aspekty techniczne dot. sprzętu oraz ewentualne warunki zakwaterowania określa najczęściej tzw. rider techniczny, który stanowi załącznik do umowy koncertowej. - Zapewnienie Bezpieczeństwa
Jeśli planujesz imprezę masową, konieczne jest zapewnienie bezpieczeństwa uczestnikom. Wynajęcie służb ochrony, obsługi medycznej i opracowanie planu ewakuacji to kluczowe aspekty. W Polsce ilość ochroniarzy na imprezach masowych reguluje “Ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych” z dnia 20 marca 2009 roku. Przepisy tej ustawy określają minimalne wymogi dotyczące liczby ochroniarzy, ale ilość ta jest uzależniona od liczby uczestników imprezy i innych okoliczności. - Infrastruktura Techniczna:
Upewnij się, że dysponujesz odpowiednią infrastrukturą techniczną, włączając w to nagłośnienie i oświetlenie. - Bilety i Promocja
Jeśli planujesz wprowadzić opłaty za udział, zadbaj o organizację sprzedaży biletów oraz o skuteczną promocję wydarzenia. - Kontakt z Lokalnymi Władzami:
Bądź w stałym kontakcie z lokalnymi władzami, aby otrzymać niezbędne wskazówki i zatwierdzenia. Jeśli podczas swojej imprezy planujesz sprzedawać alkohol, nie zapomnij wystąpić o stosowne zezwolenie (koncesję) w danym urzędzie. - Ochrona przed Hałasem
W przypadku głośnej imprezy, rozważ środki mające na celu minimalizację zakłóceń dla mieszkańców w okolicy. - Ubezpieczenie:
Nie zapomnij o ubezpieczeniach, w tym ubezpieczeniu od odpowiedzialności cywilnej imprezy, aby chronić się przed ewentualnymi roszczeniami.
Każde wydarzenie jest wyjątkowe, a organizacja ma kluczowe znaczenie dla jego sukcesu. Dlatego warto poświęcić uwagę każdemu szczegółowi i dokładnie przestrzegać przepisów. Jeśli chcesz, aby Twoja impreza posiadała atuty wydarzenia o charakterze ekskluzywnym, warto również rozważyć stworzenie loży VIP, aby zadbać o najważniejszych gości.
W tym celu zachęcamy do skorzystania z naszej bogatej oferty wynajmu mebli eventowych, które na pewno zapewnią Twoim gościom niezapomniane wrażenia estetyczne oraz odpowiedni komfort.
Organizacja imprezy muzycznej jest wymagającym przedsięwzięciem, ale z odpowiednim podejściem i zaangażowaniem, możesz stworzyć wydarzenie, które pozostanie w pamięci uczestników na długo. Wszystko zależy od staranności i dbałości o każdy detal.